Soweit im Mietvertrag vereinbart ist, dass der Mieter die Betriebskosten ganz oder anteilig neben der Grundmiete für die Überlassung der Mietsache tragen soll, und vereinbart ist, dass der Mieter Vorauszahlungen leisten soll, muss der Vermieter am Ende des Abrechnungszeitraums über die tatsächlich angefallenen Kosten abrechnen, also eine Betriebskostenabrechnung erstellen
1. Inhalt der Betriebskostenabrechnung
Die Betriebskostenabrechnung muss den folgenden formellen Anforderungen genügen:
1.) Zusammenstellung der Gesamtkosten
Der Vermieter muss in der Betriebskostenabrechnung zunächst die Zusammenstellung der Gesamtkosten nennen. Diese hat getrennt nach den Kostenarten des in § 2 Betriebskostenverordnung enthaltenen Betriebskostenkatalogs zu erfolgen, soweit diese nach dem Mietvertrag auf den Mieter umlegbar sind.
Der Vermieter kann wählen, ob er in seiner Betriebskostenabrechnung die im Abrechnungszeitraum erbrachten Leistungen ansetzt, oder die im Abrechnungszeitraum ihm in Rechnung gestellten Kosten berücksichtigt.
2.) Angabe und Erläuterung der Art des Verteilerschlüssels
Sodann ist in der Betriebskostenabrechnung der für die jeweilige Betriebskostenart maßgebliche Verteilerschlüssel anzugeben und zu erläutern. Dieser ergibt sich in der Regel aus dem Mietvertrag.
Haben die Vertragsparteien nichts anderes vereinbart, sind die Betriebskosten vorbehaltlich anderweitiger Vorschriften, insbesondere in der Heizkostenverordnung, nach dem Anteil der Wohnfläche umzulegen. Betriebskosten, die von einem erfassten Verbrauch oder einer erfassten Verursachung durch die Mieter abhängen, sind nach einem Maßstab umzulegen, der dem unterschiedlichen Verbrauch oder der unterschiedlichen Verursachung Rechnung trägt.
Ist Wohnungseigentum vermietet und haben die Vertragsparteien nichts anderes vereinbart, sind die Betriebskosten gemäß dem ab dem 1.12.2020 geltenden neuen Recht grundsätzlich nach dem für die Verteilung zwischen den Wohnungseigentümern jeweils geltenden Maßstab, regelmäßig also nach Miteigentumsanteilen, umzulegen.
3.) Berechnung des Anteils des Mieters
Bei diesem Rechenschritt muss der Vermieter in der Betriebskostenabrechnung für jede einzelne Kostenart den Verteilerschlüssel auf die Gesamtkosten anwenden und so den Anteil des Mieters darstellen.
4.) Abzug der Vorauszahlungen des Mieters
Sodann sind die vom Mieter im Abrechnungszeitraum tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen abzuziehen.
5.) Angabe des Rechnungssaldos
Schließlich sind als Ergebnis der Betriebskostenabrechnung das Guthaben des Mieters oder ein Nachzahlungsbetrag auszuweisen.
2. Sonderfälle
Wenn ein Teil des Mietobjekts leer steht, muss der Vermieter dem in der Betriebskostenabrechnung Rechnung tragen. Das Leerstandsrisiko trifft grundsätzlich den Vermieter.
Werden Teile der Mietsache als Gewerberaum und andere Teile als Wohnraum genutzt, so muss der Vermieter die auf die gewerbliche Nutzung entfallenden Anteile in der Regel vorweg abziehen. Dies ist ausnahmsweise nur dann nicht erforderlich, wenn die auf die Gewerbeflächen entfallenden Kosten nicht zu einer ins Gewicht fallenden Mehrbelastung der Wohnraummieter führen.
Der Vermieter darf Abrechnungseinheiten aus mehreren Gebäuden bilden, wenn die Gebäude in unmittelbarem örtlichem Zusammenhang stehen, zwischen den einzelnen Gebäuden keine wesentlichen Unterschiede im Nutzungswert bestehen, die Gebäude einer gleichartigen Nutzung dienen und einheitlich verwaltet werden und die Nebenkosten zumindest teilweise gemeinsam anfallen.
3. Häufige Fragen zur Betriebskostenabrechnung
Der Mieter hat auch dann die vereinbarten Kosten der Gartenpflege zu tragen, wenn er den Garten nicht nutzen kann, die Gartenfläche das Anwesen aber insgesamt verschönert.
Der Mieter kann durch Klauseln im Mietvertrag auch bei einer Erdgeschoßwohnung an den Aufzugskosten beteiligt werden, selbst dann wenn der Aufzug für ihn ohne Nutzen ist. Dies gilt nur dann nicht, wenn mit dem Aufzug die Wohnung des Mieters nicht erreicht werden kann, weil sich der Aufzug in einem anderen Gebäudeteil befindet.
Regelmäßige Kosten einer Dachrinnenreinigung sind als sonstige Betriebskosten umlagefähig, wenn die Umlegung mit dem Mieter vereinbart ist.
4. Abrechnungsfrist
Über Betriebskosten ist jährlich abzurechnen. Die Abrechnungsperiode darf 12 Monate nicht überschreiten.
Der Vermieter muss seine Abrechnung dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des 12. Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitteilen. Nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten.
Kommt der Verwalter einer Eigentumswohnung seiner Pflicht zur zügigen Abrechnung nicht nach, muss sich der Vermieter nachdrücklich um die Vorlage der WEG-Abrechnung bemühen, was er bei Gericht darlegen und beweisen muss; ggf. muss er gegen den Verwalter auf Erteilung der Abrechnung klagen.
5. Einwendungen des Mieters gegen die Betriebskostenabrechnung
Der Mieter muss Einwendungen gegen die Betriebskostenabrechnung dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des 12. Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen. Nach Ablauf dieser Frist kann der Mieter Einwendungen nicht mehr geltend machen es sei denn, der Mieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten.
6. Weitere Rechte des Mieters
Der Mieter hat nach Erhalt der Abrechnung das Recht, Einsicht in die Originalbelege zu verlangen. Diese Belege sind am Wohnsitz des Vermieters vorzulegen, wenn es sich hierbei auch um den Ort handelt, an dem sich die Mieträume befinden. Befindet sich der Sitz des Vermieters nicht am Ort des Mietobjekts, kann der Mieter verlangen, dass ihm die Belege am Ort des Mietobjekts vorgelegt werden. Verlangt der Mieter die Erstellung von Fotokopien, so kann der Vermieter dies davon abhängig machen, dass ihm vorher die Kosten erstattet werden.
Wenn der Vermieter in einem bestehenden Mietverhältnis nicht fristgerecht über die geleisteten Betriebskosten abrechnet, kann der Mieter ein Zurückbehaltungsrecht hinsichtlich der laufenden Vorauszahlungen geltend machen.
Nach Beendigung des Mietverhältnisses hat der Mieter bei einer verspäteten Betriebskostenabrechnung einen Anspruch auf volle Rückzahlung der geleisteten Vorauszahlungen für nicht abgerechnete Zeiträume.
Rechtsanwalt Dr. Martin Winkelmann, Essen